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Cinco Herramientas de Administración de Tiempo (y Unas Sugerencias Adicionales)

Manejar un negocio ocupa todo el día. Sin la estructura de un horario de 9 a 5, necesita algunas herramientas para manejar el tiempo que le ayuden a mantenerse en camino adelante. Puede empezar una tarea fácilmente y perder un día entero sin darse cuenta. Puede atrasarse en los proyectos, olvidarse de regresar una llamada de su cliente, o incluso perder una cita importante con un cliente.


Me gustaría hablar de algunas herramientas de administración de tiempo que he usado durante años para mantenerme enfocado. El propósito de algunos de estos es específicamente la administración del tiempo. Otros los comparto porque usarlos me ha devuelto el tiempo o me ha facilitado la gestión del día. Finalmente, mencionaré algunas herramientas que no he usado personalmente pero que son valiosas y pueden resultar útiles. Consulte las recomendaciones y escríbenos en los comentarios. Tal vez haya usado algunos de estos usted mismo o tenga otros para agregar a la lista.



Toggl

Toggl es un grabador de tiempo. Cuando usted comienza una tarea, la puede marcar en Toggl usando su navegador de internet o aplicación de teléfono. Cuando termine de trabajar en esa tarea para pasar a otra cosa o tomar un descanso, márquelo en Toggl y queda guardado. Luego, puede revisar dónde se ha ido su tiempo en un día, semana o mes determinados mirando los reportes creados por Toggl.


Si trabaja con clientes y proyectos, puede agregar fácilmente esta información para mantenerla separada. Es una manera fácil de facturar a sus clientes si trabaja con una tarifa por hora. Si está facturando por tarea o proyecto, también es fácil de ver para asegurarse de que está dedicando tiempo a todo lo que está haciendo.


Cómo Yo Uso Toggl

Comencé a usar Toggl hace unos cinco años porque al final de mi día de trabajo, yo salía sintiendo que no había llegado a la tarea de máxima prioridad. Lo que es peor, no estaba seguro adónde se había ido mi tiempo.



He aprovechado mucho la versión gratuita de Toggl y no tengo la necesidad de pasar al plan pagado. Ese plan le brinda reportes adicionales y la capacidad de crear entradas facturables.


Yo grabo casi todo lo que hago en mi día normal. Marco mi tiempo de ejercicio en la mañana, el tiempo que dedico a correo electrónico, mi tiempo en cada tarea del día, incluso si tengo una junta con un cliente. De esta manera, sé qué tareas están tomando más tiempo y si es necesario eliminar o minimizar algo. Incluso me ayuda a asegurarme de dedicarle tiempo a mi familia y no solo al trabajo.


Otras Opciones

Clockify es otra opción para exactamente el mismo propósito. Sus interfaces y características son muy similares, pero los precios varían. Si tiene un equipo de empleados los cuales necesitan marcar su tiempo, el plan pago de Clockify comienza a $3.99 por usuario por mes. Toggl comienza a $9 por mes.


Ruddr, otra alternativa, comienza a $8 por usuario, por mes y puede ser probado gratis durante 30 días.



Clicktime afirma ir un poco más lejos que el resto. Ofrece la posibilidad de grabar el tiempo libre de su equipo, ayudar a programar el calendario de su equipo y hasta grabar sus gastos comerciales. El servicio cuesta $9 por usuario, por mes.


ClickUp

ClickUp es una aplicación de gestión de proyectos. Puede añadir todo lo que necesita hacer en forma de tarea y organizarlo según sea necesario. Puede crear un espacio para tareas operativas, tareas de mantenimiento, tareas de ventas y marketing, o cualquier otra categoría que considere necesaria para su tipo de negocio.


Puede ingresar tareas con una fecha de vencimiento y también una fecha de inicio si desea señalar que la tarea requiere varios días de trabajo. Cada tarea se puede establecer en un período recurrente. Eso es útil por ejemplo para recordar cuando es tiempo de equilibrar el presupuesto o enviar impuestos.


Cómo Yo Uso ClickUp

Todas las tareas asociadas con Rochac Figueroa Solutions están en ClickUp. Lo uso para programar blogs de clientes, preparar publicaciones en redes sociales y contactar a clientes potenciales. También lo uso para recordatorios de sesiones de entrenamiento periódicas. Sería difícil recordar todas estas cosas con un cuaderno, o incluso en una spreadsheet.



Después de ingresar las tareas, puede configurar la vista que mejor se adapte a sus necesidades. Yo prefiero mantener las tareas en una lista ordenada por fecha de vencimiento. Una vez que las fechas pasan se vuelven rojas y eso me da un sentido adicional de urgencia para seguir adelante y completar la tarea. Si la vista de lista no funciona para usted, tiene una vista de calendario, un diagrama de Gantt, un tablero Kanban y más. ClickUp promete tener muchas más opciones de visualización comparado con sus competidores.


Otras Opciones

No hay escasez de competencia en este espacio. Algunas de las aplicaciones de gestión de proyectos líderes son Monday.com, Asana, Trello y BaseCamp. Cada una tiene sus ventajas, desventajas y estructuras de precios. El servicio básico de ClickUp para usuarios individuales es gratuito e incluye todas sus funciones. La mayoría de los demás no pueden decir lo mismo.


Un Temporizador

Aquí no hay una aplicación específica, cualquier temporizador servirá. Podría ser una aplicación de teléfono, un plugin de su navegador de internet o una aplicación independiente. Incluso yo usé un reloj de arena por un tiempo. ¡Lo que sea que funcione para usted, úselo!



Hay diferentes formas de usar un temporizador en su rutina diaria y no funciona para todas las empresas. Si usted maneja un restaurante, está haciendo malabares con varias cosas mientras está abierto y no tiene mucho uso para un temporizador. Pero si tiene una tienda de internet que vende joyas hechas a mano, puede usar un temporizador para asegurarse de no dedicar demasiado tiempo al mantenimiento de su sitio web. De esta manera, tendrá tiempo en su día para hacer más inventario.


Cómo Yo Uso Mi Temporizador

Yo utilizo el temporizador de mi reloj. No quiero una alarma ruidosa ya que mi área de trabajo varía desde un rincón tranquilo de la casa hasta espacios públicos ruidosos. Puedo programar un temporizador y permanecer concentrado, sin interrupciones, hasta que mi muñeca vibre. Luego busco un punto de parada, estiro y relajo los ojos durante unos minutos antes de pasar a una nueva tarea.



Notas y Recordatorios

Al igual que el temporizador, aquí tiene muchas opciones. Dado que administrar una empresa significa que pensará en ella a todas horas del día, deberá tomar notas y establecer recordatorios rápidos.


Usted puede tener una idea para una publicación divertida de Tik Tok o pensar en una nueva receta para probar en el restaurante. Es posible que deba recordar pasar por la tienda por la mañana y comprar una nueva botella de desinfectante de manos para el mostrador.


Cómo Yo Utilizo Notas y Recordatorios

Cuando es de notas, yo uso un sistema análogo. A donde sea que voy, yo tengo un cuaderno de 8 x 5 pulgadas. Escribo notas de reuniones, solicitudes de clientes, citas motivacionales, listas de tareas diarias y mucho más.


Me doy cuenta de que no a todo el mundo le gusta escribir, pero hay algo mental que ocurre cuando se usa pluma y papel para tomar notas en lugar de un teléfono o una computadora portátil. No es virtual, el papel existe en el mundo físico. Puede sostenerlo y tiene que pasar las páginas físicamente para acceder lo que a escrito.



Utilizo la aplicación de recordatorios en mi teléfono para tareas personales que no toman mucho tiempo. ¿El perro se quedó sin comida? Agregaré un recordatorio para comprar la comida el día siguiente. Si veo algo que me llama la atención mientras conduzco, puedo agregar un recordatorio usando mi voz para investigarlo más tarde. Es principalmente por conveniencia cuando no puedo detener lo que estoy haciendo.


Spotify

No creo que se necesite mucha explicación. Con Spotify, usted puede escuchar música y podcasts. Lo menciono aquí porque puede ahorrarle tiempo por medio de ayudarle a concentrarse en lo que está haciendo. Si tiene que trabajar en algo importante y no quiere distracciones, busque una lista de música clásica u otra música que le permita concentrarse. Permítase trabajar sin interrupciones y podrá terminar la tarea más rápido de lo que esperaba originalmente.



Otras Herramientas Que Usted Puede Probar

RescueTime

RescueTime es una aplicación de tiempo que promete aumentar su productividad y minimizar las pérdidas de tiempo a lo largo del día. Se sincroniza con su calendario y cuentas para reuniones y citas que no puede evitar. Luego utiliza el tiempo acumulado en torno a esas citas para determinar el tiempo que tiene para concentrarse en sus principales prioridades. También ofrece entrenamiento durante todo el día y le pide que revise cómo funcionó su día y qué tan cerca estuvo de alcanzar su objetivo de enfoque.


EverNote

Incluyo EverNote aquí en lugar de la sección Notas anterior debido a lo mucho que EverNote puede hacer. EverNote se considera el líder en aplicaciones de notas comerciales porque puede hacer mucho más que tomar notas. Puede escanear imágenes, adjuntar documentos de respaldo, tomar notas de voz e incluso incluir clips de web. Es una herramienta poderosa si constantemente toma notas en su teléfono y necesita incluir materiales de apoyo de otros lugares de la web o la nube digital.


Calendario de Google

No puedo enfatizar cómo todo el conjunto de productos de Google ayuda en varios aspectos de la vida cotidiana, pero en términos estrictamente de ahorro de tiempo, el calendario es vital. Puede incluir etiquetas para hacer coincidir las invitaciones con los temas del correo electrónico. Y si usa Google Meet para reuniones virtuales, por supuesto, es perfecto.



ZoomShift

ZoomShift es una aplicación de programación de horarios. Después de haber trabajado en el comercio minorista durante varios años en un momento en que los horarios se administraban manualmente, sé que hacer malabares con las horas de los empleados y la disponibilidad puede ser tedioso. ZoomShift puede ayudar a aliviar la preparación y hacer que la nómina sea un proceso eficiente.


Conclusión

Como dueño de negocio, todo lo que usted hace afecta a la empresa de una manera u otra. Siempre está trabajando con clientes, operando el negocio o haciendo algo que le quita tiempo al negocio.


La clave para que todo funcione es comprender cómo divide su tiempo en un día determinado para que pueda hacer ajustes. Toggl y ClickUp pueden ayudarle a organizarse, los temporizadores y una buena lista de música lo mantendrán concentrado en una sola tarea. Utilice estas herramientas para aprovechar al máximo las 24 horas para que su negocio prospere.


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